زمان سنجی و کارسنجی و ظرفیت سنجی در بهداشت و درمان
اهمیت نیروی انسانی در بخش سلامت
از آنجا که هزينه‌های پرسنلی بيش از 60% هزينه‌های بيمارستان‌ها را تشکيل می‌دهد، افزايش بهره‌وری و کارایی نيروی انسانی از اهميت زيادی برخوردار است. از مهم‌ترين راه‌های افزايش بهره‌گيری از اين منبع ارزشمند، استانداردسازی کميت و ترکيب و توزيع نيروی انساني است.
نيروی انسانی، پايه و اساس نظام بهداشتی‌درمانی را تشکيل می‌دهد و اگر چنانچه طرح و برنامه‌ای جهت مديريت نيروی انسانی وجود نداشته باشد سازمان با شکست مواجه می‌شود لذا طراحی، بکارگيری و انتصاب صحيح از اهميت ويژه‌ای برخوردار است. خدمات پرستاران از مهم ترين اجزای تشکيل دهنده خدمات بيمارستان و پرستاران بزرگترين گروه کارکنان فنی را تشکيل می‌دهند.
عمده ترین مشکل بیمارستان‌های کشور به کمبود نیروی انسانی یا توزیع نامناسب آن برمی‌گردد. نیروی انسانی در زمره مهم‌ترین منابع بیمارستانی به حساب می‌آید و کمبودها و مازادهای آن نقش تاثیرگذاری بر کاهش کیفیت ارائه خدمات به بیماران دارد، از این رو کاهش هزینه‌ها و ارتقای کارایی بخش بیمارستانی توجه هر چه بیشتر به منابع انسانی را می‌طلبد.
به طور کلی مدیریت و برنامه ریزی صحیح نیروی انسانی در رابطه با جبران کمبودهای پرسنلی و رساندن نیروی انسانی بیمارستان‌ها به سطح استاندارد پرسنلی موجب افزایش کارایی و اثر بخشی فعالیت‌های بیمارستانی و درمانی می‌شود.
منابع انسانی بخش سلامت نقش قابل توجهی در ارایه خدمات و مراقبت‌های بهداشـتی‌درمانی مطلوب به جمعیت تحت پوشش دارند. لذا برنامه‌ریزان و سیاست‌گذاران این حوزه می‌بایست اطمینان حاصل نمایند که تعداد کافی نیروی متخصص و بـا صلاحیت در جایگاه‌های شغلی مناسب در زمان مقتضی حضور دارند. در حقیقت تعداد کافی این نیروها سبب تضـمین عملکرد مناسب سیستم سلامت به شکلی کارا و اثربخش می‌شود. از سویی ازدیاد و عرضه بیش از حد نیاز این منابع نیز مسایل عمده‌ای بالاخص از حیث هزینه‌های تحمیل شده به مراکز ارایه‌دهنده خدمات سـلامت ایجاد می‌کند و در نهایت به منظور جلوگیری از چنین شرایط نامطلوبی، آنچه ضرورت میابد به کارگیری سیاست‌های مناسب در برنامه‌ریزی نیروی انسانی اسـت، که مهم‌ترین گام آن تعیین عرضه کنونی نیروها و سپس پیش‌بینی تعداد موارد مورد نیاز در آینده است تـا شکاف‌های موجـود شناسایی شده و متعاقـب آن برنامه‌ریزی‌های اصلاحی صورت پذیرد. در برآورد تعداد نیروی انسانی مورد نیاز در بخش سلامت، مجموعه‌ای از رویکردها و روش‌ها معرفی شده‌اند که یکی از ابزارهای علمی، منطقی و در عین حال ساده و کاربردی در این خصوص که نخستین بار سازمان جهانی بهداشت اسـتفاده از آن را در حوزه سلامت معرفی نمود؛ شاخص بار کاری در برآورد نیروی انسانی می‌باشد، ایـن روش تخمین‌های واقع بینانه‌تری ارایه می‌کند و می‌تواند راهبردهای مؤثری برای بازبینی فرایندهای کاری، تغییر یا اصلاح فعالیت‌ها داشته باشد. در بین گروه‌های مختلـف شغلی در بیمارستان، پرستاران به لحاظ بیشترین ارتباطی که با بیماران در ارایه مراقبت‌های مستقیم و مسـتمر به آن‌ها دارند به عنوان بزرگترین گروه ارائه‌دهنده خدمات و مراقبت‌های بهداشتی‌درمانی شـناخته می‌شوند. لذا، برنامه‌ریزی مناسب به منظور تأمین تعداد کافی این نیروها از اهمیـت‌های قابل توجهی برخوردار است. از سویی در بخش‌های مختلف بیمارستان، بخش اورژانس به دلیل اهمیتی که در فوریت خدمات و وضعیت بیماران مراجعه‌کننده به آن دارد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. نتایج مطالعه مک کوئید و همکاران در سال 2013 حاکی از کمبـود تعداد نیروهای بالینی و مراقبتی در بخـش‌های مختلف بالاخص اورژانس بیمارستان‌ها با اسـتفاده از رویکرد WISN بود که مشکلات متعددی از حیث عدم تأمین خدمات و مراقبت‌های سـلامت ضـروری و با کیفیت را شناسایی و به روش زمان‌سنجی این مشکلات برطرف گشت.
رویکردها، روش‌ها و مدل‌های متعددی برای پیش‌بینی و براورد نیروی انسانی وجود دارد، هدف از انجام این روش‌ها، براورد تعداد صحیحی از کارکنان با مهارت درست در جایگاه شغلی درست در زمان صحیح با نگرش و انگیزه کافی و همچنین انجام فعالیت صحیح با هزینه‌ای معقول و تحقق نتیجه‌ای مطلوب می‌باشد.
یکی از روش‌های براورد نیروی انسانی در سطح واحد/ بخش، مرکز، منطقه، استان، کشور، روش WISN می‌باشد.
تعریف: روشی که با استفاده از آن تعیین می‌شود چه تعداد نیروی انسانی از یک نوع مشخص نیاز است تا جوابگوی حجم کاری مرکز ارائه‌دهنده خدمت باشیم. کاربرد این روش در تمامی سطوح ارائه خدمت و مراقبت (مراقبت‌های اولیه تا بیمارستان‌های فوق تخصصی) و همچنین حوزه‌های بالینی و غیربالینی در سطوح منطقهای، استانی و ملی و در تمامی مراکز دولتی و غیر‌دولتی و خصوصی قابل انجام است.
این روش از حیث فنی و تکنیکی قابل قبول و قابل فهم و توجیه مدیران سلامت می‌باشد.
روش WISN فراهم کننده زمینه‌ای برای مدیریت منابع انسانی و بودجه ریزی می‌باشد.
از مزایای این روش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
بهبود بخشیدن وضعیت مدیریت و برنامه‌ریزی نیروی انسانی
• آیا عدم تناسب در توزیع نیروی انسانی در واحدها یا مراکز ارائه‌دهنده مراقبت مختلف وجود دارد؟
• واحدهای تحت فشار بار کاری(دارایاولویت)کدامند؟
• آیا می‌توان کارکنان تازه استخدام شده را به قسمت واحدهای دارای اولویت گسیلکرد؟
• آیا می‌توان کارکنان موجود را میان واحدهای مختلف جابجا کرد؟
تخصیص وظایف و فعالیت‌ها (جدید/موجود) میان گروه‌های مختلف از کارکنان
• آیا لازم است گروه شغلی جدیدی تعریف شود؟
• آیا می‌توان بخشی از فعالیت‌ها را به سایر کادرها سپرد؟
• آیا همپوشانی میان برخی وظایف و فعالیت‌ها وجود دارد؟
• آیا تعدادی ازفعالیت‌ها و وظایف کاری قابل حذف یا انتقال به سایر کادرها هستند؟
امکان ارزیابی عملکرد کارکنان مطابق با استانداردهای حرفه‌ای
• قابلیت بررسی وتحلیل فرایندها و سلسله مراتب فعالیت‌ها
• آیا فرایندی ایراد داشته/قابل اصلاح است؟
• آیا نیروی انسانی از استانداردهای کاری فاصله گرفته است؟
• آیا این عدم تبعیت از استاندارد، دلیل کمبود منابع انسانی است؟
• اگر چه تعداد نیرو به واحد فرستاده شود، این استانداردها به حد مطلوب باز می‌گردند؟
قابل کاربرد در برنامه‌ریزی آتی نیروی انسانی/پیش‌بینی‌های آتی
• با در نظر گرفتن حجم کاری مشخصی برای سال هدف، چه تعداد نیرو برای جوابگویی به آن مورد نیاز خواهد بود؟
• برای خدمت رسانی به تعداد مورد انتظار بیماران در سال هدف سازمان، به چه تعداد نیرو از نوع خاصی نیاز دارد؟
مراحل انجام روش :WISN
مرحله اول: اطمینان از وجود تعهد کافی در سطوح مدیریتی
برگزاری کارگاه نیم روزه و آشناسازی با مفاهیم، مزایا، کاربرد، یافته‌های مورد انتظار، ارتباط یافته‌ها با تصمیم‌گیری
مرحله دوم: تعیین هدف فرایند
• چرا میخواهیم از این روش استفاده کنیم؟
• برای چه تصمیم‌گیری میخواهیم این روش را بکار گیریم؟
• آیا مدیر بیمارستانی هستید که می‌خواهید فشار کاری وارده بر کارکنان بخش‌هایتان را اندازه بگیرید؟
• آیا مدیر منطقهای هستید که می‌خواهید بدانید چه تعداد پرستار نیاز است تا در هر مرکز مراقبت سلامت بکار گیرید تا با بار کاری موجود کنار بیایند؟
• آیا مسئول آزمایشگاهی هستید که با مشکل تاخیر در جوابدهیچ به موقع به بیماران روبرو هستید؟
پاسخ به این سوال‌ها مشخص می‌کند هدفتان از بکارگیری این روش چیست و تاکیدتان روی چه قسمتی است؟ (کدام واحد، کدام مرکز درمانی، کدام استان، کدام نوع نیرو و.. )
مرحله سوم: تعیین حیطه اجرا
• محدود: براوردها از پائین به بالا از سطح واحد آغاز و به سطوح منطقهای و ملی میرسد. معمولاً یک کادر شغلی را شامل می‌شود.
• وسیع و گسترده: براوردها از بالا به پائین معمولاً چند کادر شغلی را شامل می‌شود.
مزیت دومین روش:
1. فرصتی برای شناخت مجموعه فعالیت‌ها، وظایف و گروه‌های شغلی یک مرکز
2. شناسایی فعالیت‌های تکراری، دارای هم پوشانی و بعضاً در تضاد و تعارض
3. مفید برای تصمیم‌گیری‌های کلان کشوری
لازمه موفقیت این روش:
جلب مشارکت و همکاری سطوح محلی می‌باشد.
مرحله چهارم: طراحی برنامه عملیاتی و بودجه ریزی
1. گام به گام مراحل اجرای روش(تدوین)
2. کدام جامعه پژوهش، کدام حجم نمونه؟
3. اطلاعات از کدام منبع جمع‌آوری شود؟
4. نحوه جمع‌آوری داده‌ها چگونه باشد؟
5. تیم پژوهش/ تیم فنی مشخص شود.
6. تیم مشاور مشخص شود.
7. لیست آموزش‌های مقتضی تهیه گردد.
8. شیوه آنالیز داده‌ها مشخص شود.
9. نحوه گزارش یافته های مطالعه (مشخص)
10. افرادی که نتایج با آن‌ها در میان گذاشته می‌شود (مشخص)
آنگاه تعیین شود که:
• چه منابعی برای اجرایی شدن روش لازم داریم؟
• بودجه ریزی
• چه نیروهایی لازم است (مشاور یا تحلیل‌گران را از خارج یا داخل سازمان برگزینیم)
• آیا برای غنای مطالعه بهتر نیست از کارکنان خود واحد در برنامه‌ریزی استفاده کرد؟
• جدول زمانی اجرا
• شاخص‌های پایش
• مسئول پایش برنامه
مرحله پنجم: تعیین گروه‌های اجرای برنامه
• کمیته اصلی/ راهبردی
• نیروی کاری فنی/ تکنیکی
• گروه مشاور expert
مرحله ششم: آموزش به گروه‌های اجرایی
• آشناسازی کمیته راهبردی در خصوص (روش، مزایا، کاربرد، شیوه اجرا، نتایج احتمالی، ارتباط با تصمیم‌گیری)
• آشناسازی تیم فنی در خصوص(گام‌های اجرایی این روش، نحوه گزارش‌دهی نتایج بدست‌آمده)
• آشناسازی تیم مشاور(وقتی نمایندگانی از خود واحد/ بخش هستند) در خصوص(روش، کاربرد، هدف، شیوه اجرا)
مرحله هفتم: جمع‌آوری و آنالیز داده
• جمع‌آوری اطلاعات در خصوص فرایندهای کاری، اجزای کاری،پ فعالیت‌های اصلی و عمده، زمان لازم برای انجام آن‌ها، تعداد واحد خدمت قابل انجام در مدت زمانی معین
• آنالیز و تحلیل اطلاعات دستی/ کامپیوتری
مطالعه در سطحی محدود(دستی)
مزیت: امکان جلب مشارکت کارکنان در گام‌های تحلیل، استفاده از مهارت و تجربه آن‌ها
مرحله هشتم: انتشار یافته‌های بدست آمده از WISN
• استفاده از نتایج بدست آمده در تصمیم گیری‌های مرتبط با نیروی انسانی
• کدام واحد، مرکز با فشارکاری (روبرو)
• کمبود یا ازدیاد در کدام گروه از کارکنان؟
• وجود چه تعداد نیرو در هر واحد به چالش‌های موجود (پاسخ)
• آیا همپوشانی وظایف وجود دارد؟
• آیا می توان تعدادی فعالیت را حذف کرد یا جابجا نمود؟
• انتقال اطلاعات به گروهی از ذینفعان شامل: مسئولین بیمارستان/مرکز، کارکنان، روسای دانشگاه، سیاست‌گزاران و مدیران نیروی انسانی در نظام سلامت
مرحله نهم: ادغام نتایج بدست آمده در سیستم‌های مدیریتی
• استفاده از نتایج بدست آمده در حوزه برنامه ریزی و بودجه‌ریزی
• آیا برای تعمیم نتایج بدست آمده در سطح کلان نیاز است تحلیل‌های بیشتری انجام گیرد؟
• گروه‌های شغلی بیشتری وارد مطالعه شود؟
• فعالیت‌های بیشتری شناسایی گردد؟
• کارکنان از گروه‌های شغلی بیشتری وارد مطالعه شوند؟
• حیطه مطالعه بسط داده شود؟