People On Map1

  

انجام شدن فعاليت در سازمان، از طريق مجموعه‌اي از سيستم‌ها و فرآيند‌هاي متعامل و به هم پيوسته صورت مي‌پذيرد. طراحي، مديريت و بهبود فرآيندها موجب کسب رضايت و ايجاد ارزش فزاينده براي کل سازمان و ذینفعان مي‌گردد. براي هدايت و كنترل يك سازمان، معين و واضح‌بودن فرآيندهاي آن لازم و ضروري است و موفقيت يك سازمان بيش از هر چيزي حاصل اجرا و مديريت‌ نمودن اين فرآيندها مي‌باشد. يك فرآيند، متشكل از يك يا چندين فعاليت است كه درونداده­ها را به برونداده­هايي با ارزش افزوده بالاتر تبديل مي‌نمايد. به­عبارت ديگر، يک فرآيند مجموعه‌اي منظم ازفعاليت‌هاي كاري دريك محدوده زماني ومكاني معين است كه شروع و خاتمه آن مشخص مي‌باشدوبا تعريف روش نياز ورودي‌ها و خروجي‌هاي ساختاري،منتهي به نتيجه‌اي با ارزش افزوده مي‌شود.هر کسی که حداقل در یکی از مراحل عملکرد فرآيند درگیر باشد، صاحب فرآيند محسوب می گردد.

شناسايي و مديريت نظام يافته فرآيندهاي بکار گرفته شده در يک سازمان و بخصوص تعامل بين اين فرآيندها، رويکرد فرآيندي نامیده می‌شود. شناسايي ومستندسازي فرآيندها ضمن تسهيل ارتباط اتدرون ­سازماني،به ايجاد حس مسئوليت‌پذيري کمک کرده و امکان کنترل وبهبودعملکرد رافراهم مي‌نمايد. با انجام مستندسازي، فرآيندهاي سيستم به بهترين  روال شناخته شده و با پيروي از اين مستندات مي‌توان ازاجراي موثرآن اطمينان حاصل نمود. همچنین با بازنگری دوره­ای این مستندات می­توان به روش­های نادرست انجام کار و روندهای ناصحیح پی برده و اصلاحات لازم را در روند اجرای فرآیندها ایجاد نمود.

طبقه بندی فرآیندها از نظر میزان اهمیت آن‌ها در سازمان

در دانش مدیریت تقسیم بندی فرآیندها براساس جهت‌گیری کسب و کار سازمان صورت می‌گیرد. کسب و کارهای سازمان از یک سو در برگیرنده یک سری فرآیندهای اصلی و از سوی دیگر دربرگیرنده فرآیندهای مدیریتی و فرآیندهای پشتیبانی هستند.

فرآیندهای اصلی از فعالیت های مهم سازمان ناشی می‌شوند و عموماً خصوصیات و ویژگی‌های زیر را دارا هستند:

ارزش افزوده و سهم عمده ای در موفقیت سازمان دارند.
مشتریان خارجی در ابتدا یا انتهای فرآیند می باشند.
مشتری آماده پرداخت پول برای خروجی این فرآیندهاست.
ارتباط مستقیم با رضایت مشتری یا انتظارات سایر ذینفعان دارند.

فرآیندهای پشتیبانی، فرآیندهای اصلی را حمایت کرده و به ایجاد داده‌ها و اطلاعات یا به قانونمندسازی روش‌های اجرایی می‌پردازند. اگرچه بنا به تعریف، فرآیندهای پشتیبانی لزوماً بطور مستقیم افزایشی در ارزش محصول ایجاد نمی‌کنند، اما نگهداری و تقویت آن‌ها به اندازه فرآیندهای اصلی اهمیت دارد.

فرآیندهای مدیریتی به اندازه فرآیندهای پشتیبان مهم هستند چرا که تأمین کننده منابع برای انجام و توسعه فرآیندها می‌باشند. این فرآیندها کاملاً به مأموریت و چشم‌انداز سازمان بستگی دارند و بر سرتاسر سازمان تأثیر می‌گذارند. ویژگی اصلی فرآیندهای مدیریتی، هدایت، حمایت و نظارت بر سایر فرآیندها است. از این رو در برخی سازمان‌ها آن‌ها را فرآیندهای کنترل و یا رهبری نیز می‌نامند.

در حال حاضر ابزارهاوروش‌هايمختلفی برای مدل‌سازيفرآيندهاوجوددارد.این روش‌ها عبارتند از:

( Unified Modeling Language (UML: زبان مدلسازی یکسان شده

از این روش جهت برقرار ساختن ارتباط بین استفاده‌کنندگان (Actors) سیستم با عملکرد و فعالیت‌های ذیربط استفاده می‌گردد. در این روش از دو مفهوم استفاده میگردد:

استفاده‌کنندگان (Actors): به معنای استفاده‌کنندگان از سیستم می‌باشد که می تواند شامل استفاده‌کنندگان انسانی و سایر سیستم‌ها باشد.
موارد کاربرد (Use Cases): به معنای عملکرد و یا خدماتی می‌باشد که یک سیستم برای استفاده‌کنندگانش ایجاد می‌نماید.
((IDEF Integrated definition Modeling Techniques: تکنیک مدل‌سازی مفهومی یکپارچه

استاندارد IDEF از IDEF-0شروع شده و تا 18 سطح ادامه پیدا کرده‌است و در هر سطح کاربرد خاص خود را دارد. به عنوان مثال ازIDEF-1 برای ساخت مدل‌های اطلاعاتی و از IDEF-2برای ساخت مدل‌های پویا استفاده می‌شود.

((DFDData Flow Diagram :
Flow Chart : فلوچارت
در این روش کلیت فرآیند به لحاظ قدمهای اجرایی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد:

Block Diagram : نمودار بلوکی

این روش مبتنی بر شناسایی توالی مراحل و فعالیت‌های شناسایی شده در یک فرآیند می‌باشد.

butterfly diagram : نمودار پروانه‌ای

این روش برای مستندسازی فرآیندهایی به کار گرفته می‌شود که در کارهای پروژه‌ای کاربرد دارند و ماهیتاً کلیه فرآیندها حالتی احتمالی دارند. مانند پروژه‌های عمرانی، تولیدی، تأسیساتی و ...

برای این روش بایستی موارد ذیل را در نظر گرفت:

در هر پروژه، فعالیت‌ها مانند هم نبوده و قبل از اجرا بایستی طراحی و برنامه‌ریزی شده و احتمال وقوع آن در نظر گرفته شود.
عملیات تشکیل‌دهنده هر فعالیت بایستی شناسایی و زمان‌سنجی گردد و در ذیل هر فعالیت درج گردد.
مسئولین هر فعالیت بایستی شناسایی گردد.
زمان کل پروژه با توجه به احتمالات موجود بایستی در کلیه موارد محاسبه و در مدل مربوطه درج گردد.
سیستم کدینگ برای کدبندی فعالیت‌ها، عملیات، مستندات و منابع جهت استفاده در باکس فعالیت ایجاد گردد.
Turtles diagram : نمودار لاک پشتی :

در این روش تک تک فرآیندها و کلیه اجزاء تشکیل دهنده آن در قالب شکل گرافیکی لاک پشت نمایش داده میشود.

:Oakland

در این روش ورودی‌ها و خروجی‌های تک تک فعالیت‌ها در فرآیند شناسایی شده و به فعالیت‌های مرتبط اختصاص داده میشود. همچنین در این مدل توالی و تعامل فعالیت‌ها به خوبی مشخص می‌گردد. در استفاده از این دیاگرام به موارد ذیل باید توجه داشت:

کلیه فعالیت‌ها در یک فرآیند بایستی مشخص گردد.
حالات شرطی، طراحی و مشخص گردد.
کلیه ورودی‌ها و خروجی‌های تک تک فعالیت‌ها به دقت مشخص گردد.
(BPMN)Business Process Modeling Notation : نشانه گذاری مدلسازی فرآیند کسب و کار

BPMN به عنوان يك استاندارد جهاني درصدد فراهم ‌كردن محيط واستاندارد يپايه براي مستند نمودن فرآيندها يكسب وكارمي‌باشد،به نحوي كه توسط انواع ذينفعان قابل استفاده بوده وفهم مشتركي ازفرآيندها ي كسب وكاررابرای انواع ذينفعان (كاربرنهايي،تحليلگركسب وكار،تحليلگرسيستم، برنامه‌ريز،مالك فرآيند،مشتريان وكاربرخارجي بوجود می‌آورد).